[Hóa đơn điện tử S-Invoice] - Trong bài viết này S-invoice sẽ hướng dẫn người dùng các thao tác trên menu "Quản lý hệ thống" >> "Cấu hình doanh nghiệp" trên web portal S-Invoice v2.0.

1. Cấu hình chung

- Đường dẫn chức năng: Menu bên trái >> Quản lý hệ thống >> Cấu hình doanh nghiệp >> Chọn tab Cấu hình chung.

- Mục đích: Cho phép người dùng cấu hình các tham số hệ thống. Mỗi tham số sẽ tương ứng với một tiện ích/tính năng riêng nhằm đáp ứng đa dạng các yêu cầu đặc thù của từng đơn vị kinh doanh.

- Giải thích các tham số:

  • Nếu tham số "Cập nhật dữ liệu thông tin khách hàng khi lập hóa đơn" được bật sẽ cho phép tự động lưu thông tin khách hàng vào danh mục khách hàng khi phát hành thành công hóa đơn;
  • Nếu tham số "Điều chỉnh thay thế cho hóa đơn không tồn tại trên hệ thống" được bật sẽ cho phép người dùng điều chỉnh/thay thế hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử đã lập ở nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn khác (Misa, BKAV, VNPT...);
  • Nếu tham số "Tự tính số lượng, đơn giá và thành tiền theo dữ liệu nhập" được bật sẽ cho phép tự động tính giá trị số lượng (hoặc đơn giá) dựa theo số thành tiền nhập vào (nhập trước số lượng và thành tiền sẽ tự động tính đơn giá và ngược lại);
  • Nếu tham số "Tự động gửi hóa đơn cho cơ quan thuế" được bật sẽ cho phép tự động gửi các hóa đơn điện tử đến CQT ngay sau khi hoàn thành ký số (phát hành thành công);
  • Tham số "Kiểm tra dữ liệu đầu vào" liên quan đến tích hợp API với phần mềm ngoài. Nếu tắt tham số này thì sẽ sử dụng tất cả số liệu mà phần mềm truyền thông qua API (số lượng, đơn giá, thành tiền, chiết khấu...), không ràng buộc và không cần kiểm tra lại. Người dùng hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu các số liệu truyền lên bị sai và bị Cơ quan Thuế từ chối hóa đơn. Nếu ngược lại, có tích chọn tham số này thì hệ thống sẽ tự động kiểm tra lại dữ liệu truyền qua API, nếu sai sẽ thông báo lỗi và không lập được hóa đơn;
  • Nếu tham số "Cho phép import hóa đơn phát hành" được bật sẽ cho phép phát hành hóa đơn ngay sau khi import hóa đơn thành công (chỉ áp dụng khi dùng chữ ký số server HSM của Viettel);
  • Nếu tham số "Bỏ lưu phiên ký hóa đơn khi sử dụng Mysign" được bật thì người dùng phải đăng nhập lại tài khoản chữ ký số từ xa Mysign để phát hành hóa đơn ở lần phát hành kế tiếp;
  • Nếu các tham số "Hiển thị hạn dùng" hoặc "Hiển thị ghi chú hàng hóa" hoặc "Hiển thị tỷ lệ phí phục vụ" hoặc "Hiển thị số lô" được bật sẽ hiển thị thuộc tính tương ứng trên từng dòng hàng hóa;
  • Nếu tham số "Sử dụng Phí, Lệ phí (NĐ123)" được bật thì khi lập hóa đơn tại cột tính chất hàng hóa sẽ thêm dòng tính chất Phí, Lệ phí;
  • Nếu tham số "Hiển thị watermark "Vé in lại"" được bật thì tem vé thẻ điện tử in từ lần thứ 2 trở đi sẽ có hiển thị chữ in chìm "VÉ IN LẠI";
  • Nếu tham số "Phân quyền dữ liệu" được bật thì người dùng có thể phân quyền báo cáo, xuất hóa đơn, cấu hình hệ thống cho các user con và chi nhánh;
  • Nếu tham số "Cho phép nhập chiết khấu lần 2" được bật thì người dùng có thể nhập hai lần chiết khấu cho cùng 1 hàng hóa;
  • Nếu tham số "Cho phép tự động tải bản thể hiện khi lập hóa đơn" được bật thì người dùng có thể tải về bản thể hiện hóa đơn ngay khi ký thành công;
  • Nếu tham số "Tự động đặt giá trị cho ngày lập hóa đơn bằng ngày lập gần nhất" được bật thì hệ thống sẽ tự hiển thị ngày lập là ngày phát hành gần nhất của hóa đơn cùng dải. Ngược lại sẽ đặt ngày lập là ngày hiện tại ;
  • Nếu tham số "Thiết lập VAT xăng dầu mặc định" được bật hệ thống sẽ thiết lập VAT cho hóa đơn xăng dầu mặc định. Ngược lại thì người dùng có thể tự cấu hình VAT cho hóa đơn xăng dầu;
  • Nếu tham số "Không ký hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền" được bật thì hệ thống sẽ không ký lên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Khi đó trên hóa đơn máy tính tiền sẽ không có chữ ký số của người bán hàng;
  • Nếu tham số "Hiển thị thuế tiêu thụ đặc biệt" được bật thì người dùng có thể cấu hình thuế tiêu thụ đặt biệt, khi đó cần nhập giá trị mặc định của thuế tiêu thụ đặt biệt;
  • Nếu tham số "Cho phép ngày lập hóa đơn khác ngày hiện tại" được bật thì khi phát hành hóa đơn, người dùng có thể chọn lùi ngày hóa đơn đến thời điểm mà hóa đơn nháp được tạo. Khi đó ngày lập sẽ là ngày tùy chọn, ngày ký hóa đơn là ngày hiện tại. Tham số này chỉ áp dụng đối với các khách hàng có ngành nghề kinh doanh đặc thù (viễn thông, điện, nước...) được phép lập hóa đơn sai thời điểm. Doanh nghiệp hoàn toàn chịu trách nhiệm khi sử dụng tính năng này sai mục đích.
  • Nếu tham số "Mẫu hóa đơn mặc định" được bật thì người dùng có thể chọn mẫu hóa đơn mặc định khi lập hóa đơn;

- Lưu ý: Mọi thay đổi ở các tham số trên cần được cập nhật thì hệ thống mới ghi nhận thay đổi.

2. Dấu thập phân

- Đường dẫn chức năng: Menu bên trái >> Quản lý hệ thống >> Cấu hình doanh nghiệp >> Chọn tab Dấu thập phân.

- Mục đích:

  • Chức năng cho phép người dùng cấu hình số chữ số thập phân làm tròn sau dấu ",". Các tham số cho phép thay đổi là: số lượng, đơn giá, tiền thuế, tổng tiền trước thuế, tổng tiền sau thuế, tiền chiết khấu;
  • Đồng thời cho phép cấu hình dấu phân cách thập phân và dấu phân cách phần nghìn;
  • Giá trị tối thiểu cho phép là 0, giá trị tối đa là 6 chữ số thập phân sau dấu ",";

- Lưu ý: Mọi thay đổi ở các tham số trên cần được cập nhật thì hệ thống mới ghi nhận thay đổi.

3. Email

3.1. Cấu hình Email

- Đường dẫn chức năng: Menu bên trái >> Quản lý hệ thống >> Cấu hình doanh nghiệp >> Chọn tab Email >> Chọn (1) Cấu hình Email.

- Mục đích: Tính năng cho phép người dùng cấu hình thông số của email gửi hóa đơn cho người mua. Cho phép dùng email domain riêng hoặc các email public như Gmail, Hotmail, Outlook... để gửi hóa đơn cho người mua.

  • "Cấu hình mẫu": Người dùng chọn các mẫu thông số sẵn có. Ví dụ: Chọn Gmail;
  • "Địa chỉ email": Người dùng nhập địa chỉ email dùng để gửi hóa đơn cho người mua. Ví dụ: sinvoice668@gmail.com;
  • "Tên cấu hình": Nhập tên mẫu cấu hình để phân biệt. Ví dụ: Gửi hóa đơn bằng Gmail.
  • "Tên đăng nhập": Thông số không bắt buộc. Người dùng nhập tên của email. Ví dụ: Nguyễn Văn A hay Công ty TNHH ABC;
  • "Cc" và "Bcc": Người dùng nhập các email sẽ nằm ở trường Cc (hoặc Bcc) khi gửi mail cho người mua. Tính năng thường áp dụng cho các đơn vị muốn gửi tất cả hóa đơn đã lập về 01 email để dễ quản lý và kiểm soát việc lập/điều chỉnh/thay thế hóa đơn. Các email cách nhau bởi dấu ";". Ví dụ: sinvoice668@gmail.com; hoadonsinvoice@gmail.com;
  • "Địa chỉ server": Người dùng nhập vào địa chỉ của server gửi mail (outgoing mail server). Nếu dùng Gmail thì nhập là: smtp.gmail.com;
  • "Cổng": Người dùng cổng của server gửi mail. Nếu dùng Gmail thì nhập là 587;
  • "Mật khẩu": Nhập mật khẩu của email dùng gửi hóa đơn đi. Nếu dùng Gmail, người dùng cần tạo một mật khẩu ứng dụng và nhập vào ô này;
  • "Loại bảo mật": Nhập vào loại bảo mật của email gửi. Nếu dùng Gmail thì chọn là STARTTLS;
  • "Trạng thái": Chọn trạng thái Hoạt động hoặc Ngừng hoạt động nếu muốn dừng cấu hình gửi mail;
  • Bốn tích chọn "Gửi Email khi lập hóa đơn"; "Gửi Email khi lập hóa đơn điều chỉnh"; "Gửi Email khi lập hóa đơn thay thế"; "Gửi Email khi hủy hóa đơn (Xóa bỏ hóa đơn)" cho phép cấu hình tự động gửi ngay khi thao tác lập/điều chỉnh/thay thế/xóa bỏ hóa đơn.

- Lưu ý: Mọi thay đổi ở các tham số trên cần được cập nhật thì hệ thống mới ghi nhận thay đổi.

3.2. Biểu mẫu Email

- Đường dẫn chức năng: Menu bên trái >> Quản lý hệ thống >> Cấu hình doanh nghiệp >> Chọn tab Email >> Chọn (2) Biểu mẫu Email.

- Mục đích: Tính năng cho phép người dùng cấu hình nội dung email sẽ gửi cho người mua khi gửi hóa đơn điện tử.

Người dùng nhấn nút Thêm mới để thêm mới biểu mẫu email.

Tại màn hình "Thêm mới biểu mẫu email" người dùng nhập các thông tin để tạo mẫu nội dung mail như sau:

  • "Email": Đã được nhập sẵn thông tin email cấu hình ở bước 1;
  • "Tên mẫu email": Người dùng nhập tên mẫu email để phân biệt;
  • "Tiêu đề email": Người dùng nhập vào tiêu đề của email gửi cho người mua. Ví dụ: Hóa đơn điện tử Công ty ABC;
  • "Sử dụng": Nếu chọn là "Cho cả doanh nghiệp" thì biểu mẫu email này sẽ áp dụng cho tất cả các mẫu hóa đơn. Nếu chọn "Theo tên mẫu hóa đơn" thì mẫu email này sẽ áp dụng cho các mẫu hóa đơn cụ thể. Tính năng này thường dùng áp dụng cho đơn vị dùng nhiều mẫu hóa đơn như hóa đơn điện tử, chứng từ điện từ, biên lai điện tử... mỗi mẫu hóa đơn sẽ sử dụng một biểu mẫu email riêng biệt;
  • "Trạng thái": Chọn hoạt động hoặc ngừng hoạt động để kích hoạt mẫu email;
  • Cửa sổ "Nội dung Email" cho phép người dùng soạn thảo nội dung mặc định khi gửi hóa đơn cho người mua hàng. Người dùng có thể tùy chỉnh lại nội dung theo ý muốn và có thể xem trước ở phần "Xem trước nội dung";
  • Người dùng có thể tùy chỉnh nội dung của bốn mẫu "Email hóa đơn" (áp dụng cho hóa đơn mới phát hành); "Email hóa đơn điều chỉnh"; "Email hóa đơn thay thế" và "Email hóa đơn hủy".

- Lưu ý: Mọi thay đổi ở các tham số trên cần được cập nhật thì hệ thống mới ghi nhận thay đổi.

4. Cấu hình SMS

4.1. Cấu hình SMS

- Đường dẫn chức năng: Menu bên trái >> Quản lý hệ thống >> Cấu hình doanh nghiệp >> Chọn tab Cấu hình SMS >> Chọn (1) Cấu hình SMS.

- Giải thích tính năng: Tương tự như gửi email, tính năng này cho phép người dùng cấu hình thông số brandname để gửi SMS đến người mua hàng. Người dùng cần đăng ký brandname thành công, đăng ký mẫu SMS đã được phê duyệt bởi nhà mạng (Viettel, Vina, Mobiphone...)

  • "Mã CP": người dùng nhập mã CP do 70xx cung cấp. ;
  • "Tên thương hiệu": người dùng nhập tên thương hiệu đã được phê duyệt;
  • "Trạng thái": Chọn hoạt động hoặc ngừng hoạt động để kích hoạt mẫu gửi tin nhắn SMS;
  • Người dùng có thể tùy chỉnh nội dung của bốn mẫu "Gửi SMS khi lập hóa đơn" (áp dụng cho hóa đơn mới phát hành); "Gửi SMS khi lập hóa đơn điều chỉnh"; "Gửi SMS khi lập hóa đơn thay thế" và "Gửi SMS khi hủy hóa đơn (Xóa bỏ hóa đơn)".

4.2. Cấu hình SMS từng loại hóa đơn.

- Đường dẫn chức năng: Menu bên trái >> Quản lý hệ thống >> Cấu hình doanh nghiệp >> Chọn tab Cấu hình SMS >> Chọn (2) Cấu hình SMS từng loại hóa đơn.

- Mục đích: Tính năng cho phép người dùng soạn thảo nội dung gửi SMS khi lập hóa đơn. Người dùng có thể tùy chỉnh nội dung, tuy nhiên cần đáp ứng các mẫu đã được nhà mạng phê duyệt để tránh bị từ chối khi gửi SMS hóa đơn cho người mua. Người dùng có thể tùy chỉnh cho mẫu tin SMS gửi khi lập/điều chỉnh/thay thế và hủy hóa đơn.

- Lưu ý: Mọi thay đổi ở các tham số trên cần được cập nhật thì hệ thống mới ghi nhận thay đổi.

5. Cấu hình tự động

- Đường dẫn chức năng: Menu bên trái >> Quản lý hệ thống >> Cấu hình doanh nghiệp >> Chọn tab Cấu hình tự động

- Lưu ý: Các cấu hình chỉ áp dụng với phương thức ký sử dụng loại chứng thư số server (HSM), cloud (Mysign)..

5.1. Cấu hình phương thức gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Nếu tích chọn tính năng này, hệ thống sẽ tự động gửi bản tin hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền lên Cơ quan Thuế. Ngược lại, nếu không được tích chọn, người dùng phải gửi thủ công từng hóa đơn máy tính tiền lên Cơ quan Thuế, hoặc gửi thủ công bản tin thông qua menu Báo cáo >> Bản tin gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

  • Nếu chọn "Gửi từng hóa đơn", hệ thống sẽ gửi bản tin ngay khi phát hành hóa đơn thành công;
  • Nếu chọn "Gửi theo khung giờ" và chọn mốc thời gian cụ thể, hệ thống sẽ gửi bản tin khi đến thời gian đã cấu hình.
  • Chỉ áp dụng đổi với các mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm: hóa đơn phát hành, hóa đơn điều chỉnh thông tin, hóa đơn điều chỉnh tiền, hóa đơn thay thế, hóa đơn giấy, phát hành hóa đơn nháp, phát hành hàng loạt và import hóa đơn;

5.2. Cấu hình tự động gửi Bảng tổng hợp hóa đơn không mã.

Nếu tích chọn tính năng này, hệ thống sẽ tự động gửi bản tin hóa đơn không mã lên Cơ quan Thuế. Ngược lại, nếu không được tích chọn, người dùng phải gửi thủ công từng hóa đơn, hoặc gửi thủ công bản tin thông qua menu Báo cáo >> Bảng tổng hợp dữ liệu Hoá đơn điện tử gửi tới Cơ quan Thuế - 01/TH-HDDT.

Người dùng thực hiện thay đổi các trường thông tin để thiết lập cấu hình như ý muốn:

  • Tên đơn vị: mặc định hiển thị đơn vị của tài khoản người dùng đăng nhập. Cho phép người dùng tìm kiếm và chọn nhiều chi nhánh. Nếu để trống thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi “Bạn chưa chọn trường tên đơn vị”.;
  • Khoảng thời gian: khi nhấn vào chọn khoảng thời gian, người sử dụng có thể chọn các khoảng 0, 1, 2, 3, 4, 5. Ví dụ: nếu chọn khoảng thời gian = 1 tức là hệ thống sẽ quét dữ liệu hóa đơn có ngày lập = ngày hiện tại và ngày hiện tại – 1. Nếu để trống thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi “Bạn chưa chọn trường Khoảng thời gian”;
  • Loại hàng hóa: người dùng lựa chọn 1 trong 3 loại hàng hóa: Xăng dầu, Vận tải hàng không, Khác;
  • Đơn vị tiền tệ: mặc định là VND, người dùng có thể đổi theo thực tế.

5.3. Cấu hình tự động phát hành hóa đơn nháp.

Nếu tích chọn tính năng này, hệ thống sẽ tự động phát hành các hóa đơn nháp đã tạo trước đó (theo thông số đã cấu hình). Ngược lại, hóa đơn nháp sẽ không được phát hành tự động, người dùng phải phát hành hóa đơn nháp thủ công.

  • Chọn khung giờ: người dùng chọn thời gian hệ thống tự động phát hành hóa đơn nháp và có thể chọn nhiều mốc thời gian. Nếu muốn phát hành tự động mỗi 30p thì người sử dụng có thể nhấn nút “Chọn tất cả” để chọn nhanh tất cả thời gian. Nhấn nút “Bỏ chọn tất cả” để xóa những thời gian đã chọn. Khi đến thời gian, hệ thống sẽ tự động phát hành các hóa đơn nháp đã tạo trước đó.
  • Chọn khoảng thời gian (phút): người dùng nhập khoảng thời gian bao nhiêu phút kể từ thời điểm lập hóa đơn nháp. Ví dụ: hóa đơn nháp lập lúc 10:30, người dùng cấu hình khoảng thời gian này là 120 thì đến 12:30, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn nháp.

5.4. Cấu hình tự động gửi báo cáo sai sót.

Nếu tích chọn tính năng này, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót 04/SS-HDDT lên cơ quan thuế (theo thông số đã cấu hình). Ngược lại, thông báo sai sót 04/SS-HDDT sẽ không được phát hành tự động, người dùng phải gửi thủ công ở menu Báo cáo >> Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót - 04/SS-HDDT.

  • Thời gian gửi: người dùng chọn thời gian hệ thống tự động gửi báo cáo sai sót và có thể chọn nhiều mốc thời gian. Nếu muốn gửi tự động mỗi 60p thì người sử dụng có thể nhấn nút “Chọn tất cả” để chọn nhanh tất cả thời gian. Nhấn nút “Bỏ chọn tất cả” để xóa những thời gian đã chọn. Khi đến thời gian, hệ thống sẽ tự động gửi tổng hợp thông báo hóa đơn sai sót 04/SS-HDDT lên Thuế.
  • Thời gian lấy dữ liệu: chọn thời gian lấy dữ liệu. Chỉ được chọn một trong các lựa chọn (0,1,2,3,4,5). Hệ thống sẽ gửi dữ liệu sai sót của ngày n-x, với n là ngày hiện tại, x là tham số đã chọn (0,1,2,3,4,5). Ví dụ: Nếu cấu hình x = 0 thì sẽ gửi dữ liệu sai sót bắt đầu từ ngày hiện tại. Nếu cấu hình x = 1 thì sẽ gửi dữ liệu sai sót bắt đầu từ ngày hôm qua.

5.5. Cấu hình tự động đồng bộ hóa đơn đầu vào.

Nếu tích chọn tính năng này, hệ thống sẽ tự động đồng bộ hóa đơn đầu vào (phải chạy tool đồng bộ trước).

  • Thời gian đồng bộ: người dùng chọn thời gian hệ thống tự động đồng bộ và có thể chọn nhiều mốc thời gian. Nếu muốn đồng bộ mỗi 60p thì người sử dụng có thể nhấn nút “Chọn tất cả” để chọn nhanh tất cả thời gian. Nhấn nút “Bỏ chọn tất cả” để xóa những thời gian đã chọn. Khi đến thời gian, hệ thống sẽ tự động đồng bộ hóa đơn đầu vào.
  • Thời gian định kỳ đồng bộ từ đầu: chọn khoản thời gian đồng bộ. Chỉ được chọn một trong các lựa chọn (15,25,30,60,90 ngày). Hệ thống sẽ tự động đồng bộ từ khoảng thời gian n-x đến thời điểm hiện tại, với n là ngày hiện tại, x là tham số đã chọn (15,25,30,60,90 ngày). Ví dụ: Nếu cấu hình x = 15 ngày thì sẽ tự động đồng bộ các hóa đơn đầu vào từ 15 ngày trước.

***** Xem thêm: Gói 500 chứng từ khấu trừ Thuế TNCN điện tử Viettel cung cấp

Nguồn tham khảo: LuatVietnam